Datenschutz­erklärung

Datenschutz-Richtlinie

Revisions-Stand 06/2018

HK Finanz-Vermittlungs GmbH
Brauweilerweg 183
50933 Köln
Telefon: 0221/24089-42
E-Mail: office@hk-finanz.de

Bei allen Fragen rund um den Schutz Ihrer Daten erhalten Sie Auskunft durch unsere Geschäftsführung, Sie erreichen uns über die vorgenannten Kontaktdaten.

Sie haben Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, in deren Bundesland das Unternehmen seinen Sitz hat. Für unser Unternehmen ist dies:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf
Tel. 0211 38424-0
Fax 0211 38424-10
http://www.ldi.nrw.de

Im Anhang zu dieser Richtlinie finden Sie eine Übersicht über die Geschäftspartner als auch der Versicherer mit denen wir in der Regel zusammenarbeiten. An diese findet eine Datenübermittlung zur Erfüllung unseres Auftrages oder gesetzlicher Verpflichtungen statt.

    1. Geltungsbereich

      Diese Richtlinie regelt die datenschutzkonforme Informationsverarbeitung und die entsprechenden Verantwortlichkeiten beim obengenannten Unternehmen (und seiner/n Niederlassung/en) auf Basis der gesetzlichen Regelungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSGneu). Alle Mitarbeiter sind zur Einhaltung dieser Richtlinie verpflichtet.

      Sie richtet sich insbesondere an:

      Mitarbeiter, Kunden und Interessenten, Versicherer und Dienstleister.

      Hierbei gelten folgende Grundsätze:

      • Wahrung der Persönlichkeitsrechte
      • Zweckbindung personenbezogener Daten
      • Transparenz
      • Datenvermeidung und Datensparsamkeit
      • Sachliche Richtigkeit/Aktualität der Daten
      • Vertraulichkeit bei der Datenverarbeitung
      • Sicherheit bei der Datenverarbeitung
      • Löschung und Einschränkung der Verarbeitung von Daten auf Anforderung
    2. Begriffsdefinitionen (Art. 4 DS-GVO)

      Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person (Betroffener). Beispiele: Name, Vorname, Geburtstag, Adressdaten, Vertragsdaten, E-Mail-Inhalte.
      Besondere personenbezogene Daten sind Angaben über rassische, ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben, sowie wirtschaftliche Verhältnisse.

      Verantwortliche Stelle ist jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch andere im Auftrag vornehmen lässt.

    3. Erheben, Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten (Art.5 + 6 DS-GVO)

      Das Erheben, Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten in unserem Unternehmen geschieht auf Basis des von uns verwendeten Maklerauftrages und den mitgeltenden Dokumenten (wie z.B. Maklervollmacht, Einwilligung zur Datenverarbeitung, die separat unterzeichnet werden).
      Ohne eine konkrete Beauftragung und eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung durch unsere Kunden werden wir nicht tätig (bei Kindern und Jugendlichen wird die Einwilligung durch die Erziehungsberechtigten erteilt).
      Wir dokumentieren unsere Tätigkeit umfänglich über unser Maklerverwaltungsprogramm und halten konkrete Verfahrensanweisungen für die Ausführung unserer Aufträge vor. Profiling findet in unserem Unternehmen nicht statt. Die Daten werden ausschließlich zu den vereinbarten Zwecken verarbeitet.

      Die Daten unserer Kunden werden nach Kündigung des Maklervertrages nach den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der Bestimmungen zu gesetzlichen Aufbewahrungs-fristen gelöscht. Die Fristen können zur Verteidigung von möglichen Rechtsansprüchen entsprechend verlängert werden. An Stelle der Löschung tritt die Einschränkung der Verarbeitung.

    4. Verpflichtung auf Vertraulichkeit

      Alle Mitarbeiter werden bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit zur Verschwiegenheit und der Einhaltung der Arbeitsanweisungen sowie dieser Richtlinie verpflichtet. Die Verpflichtung wird jährlich erneuert.

    5. Verarbeitungsübersichten (Art. 30 DS-GVO)

      Mittels interner Verfahrensübersichten (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) schaffen wir Transparenz innerhalb des Unternehmens und überprüfen, ob unsere Verfahren besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen und damit einer Vorabkontrolle/ Datenschutz-Folgeabschätzung unterliegen. Es besteht die Verpflichtung, diese Übersichten vorzuhalten für eine Einsichtnahme durch die Behörden.

    6. Beschaffung von Hard- und Software

Sämtliche für unsere Arbeitsabläufe notwendige Hardware (Rechner, Bildschirme, Tastatur, Maus und Peripheriegeräte wie Scanner oder Drucker) wird nach internen Richtlinien gesteuert. Die Rechner werden für die Mitarbeiter bereits konfiguriert und mit den entsprechenden Programmen, die wir im Standard nutzen, ausgestattet. Weitere Software darf nur in Absprache mit der Geschäftsführung installiert werden.

  1. Passwortrichtlinien

    Um die Zugriffe zu unseren Systemen sicher zu gestalten, ist eine individuelle Authentifizierung notwendig. Für diese wurden interne Regelungen getroffen, an die sich alle Beteiligten halten müssen.

  2. Technische und organisatorische Maßnahmen

    Wir ergreifen alle uns möglichen Maßnahmen, die nach dem aktuellen Stand der Technik, sowie organisatorisch dazu geeignet sind, um Unbefugten keinen Zugriff auf die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu gewähren. Dazu führen wir separate Aufzeichnungen, um die Anforderungen an die Sicherheit der Datenverarbeitung zu dokumentieren.

    Eine Übermittlung in Drittländer ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht geplant.

  3. Rechte von Betroffenen (Art. 12 -23 DS-GVO)

    1. Der Betroffene kann Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten welcher Herkunft über ihn zu welchem Zweck gespeichert sind. Falls im Arbeitsverhältnis nach dem jeweils anzuwendenden Arbeitsrecht weitergehende Einsichtsrechte in Unterlagen des Arbeitgebers (z.B. Personalakte) vorgesehen sind, so bleiben diese unberührt.
    2. Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, muss auch über die Identität des Empfängers oder über die Kategorien von Empfängern Auskunft gegeben werden.
    3. Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, kann der Betroffene ihre Berichtigung oder Ergänzung verlangen.
    4. Der Betroffene kann der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu Zwecken der Werbung oder der Markt¬ und Meinungsforschung widersprechen. Für diese Zwecke müssen die Daten für die Verarbeitung eingeschränkt (gesperrt) werden.
    5. Der Betroffene ist berechtigt, die Löschung seiner Daten zu verlangen, wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder weggefallen ist. Gleiches gilt für den Fall, dass der Zweck der Datenverarbeitung durch Zeitablauf oder aus anderen Gründen entfallen ist. Bestehende Aufbewahrungspflichten und einer Löschung entgegenstehende schutzwürdige Interessen müssen beachtet werden.
    6. Der Betroffene hat ein grundsätzliches Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung seiner Daten mit Wirkung auf die Zukunft, das zu berücksichtigen ist, wenn sein schutzwürdiges Interesse aufgrund einer besonderen persönlichen Situation das Interesse an der Verarbeitung überwiegt. Dies gilt nicht, wenn eine Rechtsvorschrift zur Durchführung der Verarbeitung verpflichtet.
    7. Der Betroffene hat ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet das Recht, die personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
    8. Der Betroffene hat ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, in deren Bundesland das Unternehmen seinen Sitz hat. Die Kontaktdaten finden Sie zu Beginn der Beschreibung unserer Datenschutzorganisation.
  4. Verfahren bei "Datenpannen" (Art. 33 DS-GVO)

    Jeder Mitarbeiter soll seinem jeweiligen Vorgesetzten, der Geschäftsführung oder dem DSB unverzüglich Fälle von Verstößen gegen diese Datenschutzrichtlinie oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutzvorfälle) melden. Die verantwortliche Führungskraft ist verpflichtet, den DSB umgehend über Datenschutzvorfälle zu unterrichten.

    In Fällen von unrechtmäßiger Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte, unrechtmäßigem Zugriff durch Dritte auf personenbezogene Daten, oder bei Verlust personenbezogener Daten sind die im Unternehmen vorgesehenen Meldungen unverzüglich vorzunehmen, damit nach staatlichem Recht bestehende Meldepflichten von Datenschutzvorfällen erfüllt werden können.

Erklärung zum Schutz Ihrer Daten beim Besuch unserer Homepage

  1. Formulare

    Auf unserer Internetseite können Sie für die elektronische Kontaktaufnahme das Kontaktformular nutzen. Geben Sie Ihre persönlichen Daten wie beispielsweise Name, Geburtsdatum, Anschrift, Bankverbindung oder sonstige Daten z.B. zur Erstellung eines Angebots oder Meldung eines Schaden in ein Formular ein, werden diese von uns gespeichert und ausschließlich zu diesen Zwecken verarbeitet.
    Persönliche Daten über Minderjährige erheben wir wissentlich nur bei Erziehungsberechtigten und nur, wenn und soweit die personenbezogene Verarbeitung und Nutzung zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist.

  2. Einbindung und Verwendung von Inhalten Dritter

    In unserer Webseite können Inhalte von Dritten, insbesondere Angebotsprogramme, Vergleichsrechner und Produktangebote z. B. von Versicherern eingebunden sein. Diese Inhalte können im Design unseres Internetauftritts sein.
    Für diese Inhalte gelten die Datenschutzerklärungen des Dritten, welche an der entsprechenden Stelle verlinkt sind, bzw. im Internetauftritt des Dritten ersichtlich sind.

  3. Cookies

    Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.
    Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.
    Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.
    Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z.B. Warenkorbfunktion) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Soweit andere Cookies (z.B. Cookies zur Analyse Ihres Surfverhaltens) gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt.

  4. Server-Log-Dateien

    Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

    • Browsertyp und Browserversion
    • verwendetes Betriebssystem
    • Referrer URL
    • Hostname des zugreifenden Rechners
    • Uhrzeit der Serveranfrage
    • IP-Adresse
    Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.
    Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

     

  5. Google Maps

    Diese Seite nutzt über eine API den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
    Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung.
    Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
    Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.

Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung und Kontaktaufnahme

Um für Sie tätig werden zu können, müssen wir Daten von Ihnen erfassen, speichern und an Dritte weitergeben. Dies tun wir beispielsweise, wenn wir Ihre Risikosituation erfassen und diese Daten an verschiedene Versicherer weitergeben, um für Sie passende Angebote zu erhalten. Hierzu nutzen wir auch sogenannte Maklerdienstleister.
Oft ist es auch erforderlich, dass wir Sie betreffende Daten von Dritten anfordern. In erster Linie sind dies Versicherer, aber auch Daten von Ärzten, Steuerberatern oder Rechtsanwälten und Auskunfteien können beispielsweise erforderlich sein.
Gesundheitsdaten werden ausschließlich erhoben, soweit es für die Vermittlung von Lebens-, Kranken- oder Unfallversicherungen (Personenversicherungen) erforderlich ist, bzw. bei der Abwicklung von Leistungs- und Schadenfällen.
Sie können diese Einwilligungen jeweils einzeln erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Beachten Sie bitte, dass wir dann ggfs. nicht mehr für Sie tätig sein können.

Weiterreichende Informationen entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzrichtlinie mit Geschäftspartnerliste.

Einwilligung zur Erfassung und Anforderung von Daten
Sie willigen ein, dass wir Daten - auch Gesundheitsdaten* - von Ihnen erheben und von Dritten anfordern. Sofern wir Gesundheitsdaten von Ärzten anfordern, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

Einwilligung zur Speicherung von Daten
Sie willigen ein, dass wir die erfassten und angeforderten Daten im erforderlichen Umfang speichern und verarbeiten bzw. von berechtigten Dritten speichern und verarbeiten lassen.

Einwilligung zur Weitergabe von Daten
Sie willigen ein, dass wir Daten – auch Gesundheitsdaten* - im erforderlichen Rahmen unserer Maklertätigkeit an Dritte weitergeben. Dritte sind hier beispielsweise Versicherer, Maklerdienstleister, Werkstätten, Gutachter oder sonstige Dienstleister. Eine Übersicht potenzieller Empfänger können Sie der Geschäftspartnerübersicht entnehmen. Auf Anfrage erhalten Sie selbstverständlich auch Auskunft, an wen tatsächlich Sie betreffende Daten von uns übermittelt wurden.

Einwilligung zur Kontaktaufnahme
Kundeninformation ist ein Bestandteil unserer Arbeit. Sie haben die Möglichkeit der elektronischen Kontaktaufnahme über die Formulare genutzt und erwarten eine Rückmeldung zu Ihrer Anfrage, wozu wir die übermittelten Kontaktdaten nutzen werden. Deshalb benötigen wir Ihr Einverständnis um unsere Tätigkeit ausüben zu können.

Änderungen innerhalb der Datenschutz-Richtlinie

Wir behalten uns vor, die Datenschutz-Richtlinie bei Bedarf anzupassen, damit diese den aktuellen rechtlichen und technischen Anforderungen entspricht. Diese gelten dann bei einem erneuten Besuch. Auf eine Änderung weisen wir durch den Revisionsstand hin.

Anhang

Erstinformation

Kundeninformation zur Erfüllung der gesetzlichen Informationspflicht
gemäß § 15 VersVermV sowie § 12 FinVermV

1. Name, Anschrift und Kontaktdaten

HK Finanz- Vermittlungs GmbH
Geschäftsführer: Wolfgang Kläser
Brauweilerweg 183
50933 Köln
Tel.: 0221-2408942
Fax: 0221-2408943
E-Mail:

2. Tätigkeitsart

  • Versicherungsmakler mit einer Erlaubnis nach § 34d Abs. 1 der Gewerbeordnung. (GewO)
  • Finanzanlagenvermittler mit einer Erlaubnis nach § 34f Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 2 der Gewerbeordnung. (GewO)
  • Immobiliardarlehensvermittler mit einer Erlaubnis nach § 34i Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung. (GewO)

Als Versicherungsmakler bieten wir eine Beratung an. Die Vergütung – Courtage genannt – für unsere Beratungs-, Vermittlungs- und Betreuungstätigkeit trägt gewohnheitsrechtlich das Versicherungsunternehmen. Die Courtage ist Bestandteil der Versicherungsprämie. Hiervon Abweichendes muss ausdrücklich zwischen uns und dem Auftraggeber vereinbart werden. Insbesondere bei der Vermittlung von sogenannten Nettoprodukten wird in der Regel eine separate Vergütungsabrede vereinbart, die den Auftraggeber zur Zahlung der Vergütung verpflichtet. Nettoprodukte sind Produkte bei denen die Vermittlungsvergütung nicht in der Versicherungsprämie enthalten ist. Eine Vergütung in Form anderer Zuwendungen erhält unser Unternehmen nicht.

3. Gemeinsame Registerstelle nach § 11 a Abs. 1 GewO

  • Vermittlerregisternummer Versicherungsvermittlung: D-ITVV-O5H3E-79
  • Vermittlerregisternummer Finanzanlagenvermittlung: D-F-142-8M11-22
  • Vermittlerregisternummer Immobiliardarlehensvermittlung: D-W-142-8522-37

Deutscher Industrie- und Handelskammertag (DIHK) e.V.
11052 Berlin
Telefon: 0180 600 58 50
(Festnetzpreis 0,20 Euro/Anruf; Mobilfunkpreise maximal 0,60 Euro/Anruf)
www.vermittlerregister.info

4. Erlaubnisbehörde

Industrie- und Handelskammer zu Köln, Unter Sachsenhausen 10-26, 50667 Köln, www.ihk-koeln.de

5. Offenlegung direkter oder indirekter Beteiligungen über 10% an Versicherungsunternehmen oder von Versicherungsunternehmen am Kapital des Versicherungsvermittlers über 10%:

Die HK Finanz- Vermittlungs GmbH hält keine unmittelbare oder mittelbare Beteiligung von mehr als 10% der Stimmrechte oder des Kapitals an einem Versicherungsunternehmen.
Ein Versicherungsunternehmen hält keine mittelbare oder unmittelbare Beteiligung von mehr als 10% der Stimmrechte oder des Kapitals an der HK Finanz- Vermittlungs GmbH

6. Information zu den Schlichtungsstellen gemäß § 214 VVG und zur Teilnahme am Streitbeilegungsverfahren gemäß § 36 Verbraucherstreitbeilegungsgesetz

Zur außergerichtlichen Streitbeilegung können untenstehende Schlichtungsstellen angerufen werden. Gemäß § 17 Abs. 4 der Versicherungsvermittlungsverordnung sind wir verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor folgenden Verbraucherschlichtungsstellen teilzunehmen:

Versicherungsombudsmann e. V.
Postfach 08 06 32
10006 Berlin
www.versicherungsombudsmann.de

Ombudsmann für die private Kranken- und Pflegeversicherung
Postfach 06 02 22
10052 Berlin
www.pkv-ombudsmann.de

7. Online-Streitbeilegung gemäß Art. 14 Abs. 1 Verordnung über Online-Streitbeilegung in Ver­braucher­an­ge­le­gen­hei­ten (ODR-VO)

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS-Plattform) bereit, die Verbraucher unter https://webgate.ec.europa.eu/odr/main/ finden. Verbraucher haben die Möglichkeit, diese Plattform für außergerichtliche Beilegung ihrer Streitigkeiten über vertragliche Verpflichtungen zu nutzen.
office@hk-finanz.de

8. Beschwerdemanagement

Bei Beschwerden über unsere Tätigkeit wenden Sie sich gerne an unsere Beschwerdestelle:
E-Mail: office@hk-finanz.de
Telefon: 0221-2408942

9. Berufsrechtliche Regelungen

  • 34d Gewerbeordnung
  • §§ 59-68 VVG
  • VersVermV

Die berufsrechtlichen Regelungen können über die vom Bundesministerium der Justiz und von der juris GmbH betriebene Homepage www.gesetze-im-internet.de eingesehen und abgerufen werden.

10. Emittenten und Anbieter

Vermittelt und beraten wird zu Finanzanlagen aus der gesamten Breite des in Deutschland bestehenden Marktes soweit dies im Rahmen der behördlichen Zulassung als Finanzanlagenvermittler/-berater gem. § 34 f GewO zulässig ist.

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